CDI à c Date limite: 11/08/15 4060afdaee0f59d5a3b3873fe411a918

AVIS DE VACANCE DE POSTE RECRUTE SECRÉTAIRE DE PROGRAMME N° 4111/OMS DU 4111/07/2015

La Représentation de l’Organisation Mondiale de la Santé (OMS) lance cet avis de vacance de poste pour le recrutement d’un (e) Secrétaire de Programme
Titre du Poste                     : Secrétaire de Programme
Numéro de poste            : N/A
Grade du Poste               : GS-4 du barème du système des Nations Unies
Lieu d’affectation         : Bureau de la Représentation, Conakry
Durée du contrat              : Trois (3) mois
Nombre de poste         : Trois (3)
Type de contrat                  : SSA
I – DESCRIPTION DE POSTE
Sous la supervision générale du Représentant et sous la supervision directe de l’Administrateur, le titulaire fournit un appui à la mise en œuvre des activités de Réponse Ebola de l’OMS en Guinée notamment dans le volet relatif à la gestion administrative, sur les aspects suivants:
1.    Assurer le Secrétariat et l’appui administratif pour le Chef d’équipe et son bureau:
–    Assurer le secrétariat du Chef d’équipe : gestion des rendez-vous, réception des visiteurs, appels téléphoniques ; gestion du courrier, archivage des documents administratifs ;
–    Rédaction de mémorandums et autres documents administratifs ;
–    Assurer le suivi et la signature des mémorandums de façon régulière.
2.    Assurer la gestion administrative du personnel déployé dans le cadre de la Réponse Ebola:
–    Réserver les hôtels pour les nouveaux arrivants et faire le lien avec HQ et AFRO pour les formalités administratives;
–    Préparer le calendrier des chauffeurs pour récupérer les nouveaux arrivants à l’aéroport;
–    Assurer la régularisation des nouveaux arrivants internationaux auprès de l’immigration guinéenne.
3.    En lien avec le Chargé du suivi du personnel:
–    Accueillir les nouveaux arrivants et distribuer les documents administratifs les formulaires administratifs ;
–    Aider à l’organisation des différents briefings des nouveaux arrivants.
4.    Assurer la gestion des déplacements du personnel déployé dans le cadre de la Réponse Ebola :
–    Préparer et faire signer les ordres de mission;
–    Préparer le planning des déplacements.
5.    Exécuter toute autre tâche confiée par le Chef d’équipe ou un membre de son bureau en charge de la Réponse hpw Ebola.
II – QUALIFICATIONS, EXPERIENCES & AUTRES
Qualifications : Fin d’études secondaires ou équivalente formation technique ou commerciale.
La formation dans le domaine du secrétariat ou dans un domaine administratif est  souhaitable.
Expérience : 5 à 7 ans d’expérience pertinente.
Expérience dans des postes de soutien administratif  ou à une autre Agence du SNU est un atout.  Expérience basé sur Oracle ou d’autres systèmes d’ERP est aussi un atout.
Autres : Bonne connaissance de MS Office ou d’autres logiciels et matériel de bureautique usuels. Une formation aux systèmes basés sur Oracle, GSM ou d’autres ERP serait un atout.
Connaissances et Compétences :
A)    Aptitude à planifier, organiser, coordonner et mettre en œuvre des activités de plusieurs sources, à exprimer ses idées clairement et avec précision, oralement et par écrit, à concevoir et exécuter des travaux avec peu de supervision ; à établir et maintenir de bonnes relations de travail avec les gens de différentes nationalités et cultures.
B)    Le travail nécessite un maintien des connaissances sur les changements dans les procédures opérationnelles. Le titulaire doit aussi avoir des compétences informatiques et du système global de gestion (GSM). La connaissance des règles, règlements, procédures et pratiques de l’OMS, ainsi qu’une capacité approuvée à rédiger et éditer sont des atouts.
Langue : Bonne connaissance du français, avec la capacité à pouvoir travailler en Anglais.
Constitution de dossiers :
Les dossiers de candidature seront adressés à  Monsieur le Représentant de l’OMS, sous pli fermé, avec la mention « Avis de vacance de poste N° 4111/OMS » et comprendront :
a.    Une lettre de demande d’emploi ;
b.    Une Curriculum vitae ne dépassant pas trois pages
c.    Les copies des diplômes et certificats de travail des précédents employeurs.
La date limite de dépôt des candidatures au service du courrier, est fixée au 11 aout 2015 à 16h 30 au Bureau de l’OMS à la Camayenne, Corniche Nord.
Pour des raisons pratiques, seuls les candidats dont les dossiers sont retenus seront contactés.
Fait à Conakry, le 30 juillet 2015
Le Representant de l’OMS
Dr Mohammed Belhocine

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