CDI à Conakry Date limite: 25/05/15 4060afdaee0f59d5a3b3873fe411a918

RECHERCHE ASSISTANT(E)S ADMINISTRATIF ET FINANCIER

I. Information sur le poste
Titre du poste  : Assistant(e)s administratif et financier
Superviseur  : Coordonnateurs Régionaux ou deux co-présidents
Lieu d’affectation : Bureaux Régionaux de la Commission Provisoire de Réflexion sur la Réconciliation Nationale
Département  : Gouvernance, Consolidation de la Paix
Type de Contrat : Contrat de  Service
Durée : 06 mois renouvelables
II. Contexte organisationnel
L’analyse de l’histoire sociopolitique de la Guinée depuis son accession à l’indépendance, révèle que celle-ci a été souvent confrontée à des situations de violations des droits de l’homme et du droit international humanitaire. En effet, depuis son indépendance en 1958, jusqu’à la période de l’entre-deux-tours des élections présidentielles de 2010, le pays a connu de nombreux évènements tragiques qui ont laissé des victimes, mais également des stigmates sur le tissu social qui s’est vu fragilisé de ce fait. Cet état de fait s’est aggravé avec l’introduction des considérations ethniques et régionales ainsi qu’une récurrence des violences basées sur le genre.
Suite au retour à l’ordre constitutionnel intervenu en décembre 2010, le Président de la République a exprimé la volonté de réconcilier la population au-delà des différences ethniques, politiques ou religieuses notamment.
A cet égard le 16 août 2011, le président de la République de Guinée a pris un acte de nomination de 2 personnalités religieuses pour la coprésidence d’un comité provisoire de réflexion sur la réconciliation nationale. Cette structure a pour mandat de mener une réflexion et faire des propositions sur la démarche de réconciliation nationale.
Cette volonté nationale a en outre été reconnue par la Commission de Consolidation de la Pays des Nations Unies qui a retenu trois axes d’engagements prioritaires pour sortir le paix de la crise et consolider durablement la paix. Il s’agit spécifiquement de i) la RSS ; iii) le Réconciliation Nationale ; iii) l’emploi des jeunes et des femmes.
Dans ce cadre, la Commission Provisoire de Réflexion sur la Réconciliation Nationale en collaboration avec les Nations Unies a finalisé un vaste programme de consultations nationales en vue de recueillir le sentiment des populations sur la démarche d’un processus national de réconciliation.
Ce projet sera directement exécuté par le PNUD et le Bureau du Haut Commissariat des Droits de l’Homme qui apporteront un support à l’équipe de la Commission Provisoire.
Dans ce cadre le PNUD recrute dix assistant(e)s administratifs et financiers qui devront travailler dans les démembrements régionaux ou au siège de la Commission Provisoire de Réconciliation.
III. Fonctions / Principaux Résultats clés attendus
Sous la supervision du Coordonnateur Régional de la zone, l’assistant(e) administratif et financier devra appuyer l’organisation administrative de son bureau d’affectation. A cet égard il/elle aura de manière non limitative les responsabilités suivantes :
Administration
1.    Organiser l’agenda de travail du personnel du Projet;
2.    Gérer le Courrier arrivée et départ du Projet;
3.    Elaborer les projets de plan d’acquisition selon les procédures en vigueur ;
4.    Tenir et mettre à jour l’inventaire de tous les équipements et matériels acquis pour l’unité conformément aux procédures ;
5.    Classer les dossiers des véhicules et veiller au renouvellement de l’assurance, l’admission temporaire, etc…
6.    Assurer le suivi des requêtes du projet;
7.    Préparer les requêtes de services du bureau et assurer le suivi de leur traitement;
8.    Participer à l’élaboration des comptes-rendus des réunions du bureau ;
9.    Assurer le classement de la documentation et des archives du Projet ;
10.    Veiller à la production et au classement des rapports périodiques d’avancement du projet, à travers la consolidation des différents inputs produits par les experts ;
11.    Participer à la production des études de cas sur la base de leçons apprises;
12.    Appuyer l’organisation d’activités de renforcement des capacités et préparer des supports de présentation ;
13.    Exécuter toutes autres tâches qui lui seront confiées par le superviseur.
Ressources  humaines
1.    Tenir les fiches de présence de tout le personnel du projet et les mettre à jour mensuellement ;
2.    Organiser les voyages du personnel (remplir tous les formulaires y relatifs : demande, security clearance, etc…) ;
3.    Aider à la vérification et la soumission des demandes de remboursements du personnel pour paiement ;
4.    Superviser les chauffeurs recrutés pour l’unité ;
Finances
1.    Assurer le suivi de l’exécution des dépenses sur la base des autorisations financières trimestrielles avec respect strict des allocations par ligne budgétaire, sans dépassement des engagements ;
2.    Tenir et mettre à jour régulièrement le tableau de suivi des dépenses du bureau et le transmettre mensuellement à l’unité centrale ;
3.    Assurer la gestion de la petite caisse selon les normes en vigueur ;
4.    Assurer une bonne gestion du carburant du bureau;
5.    Assurer le suivi efficace des demandes de paiements du bureau ;
6.    Aider à la préparation des requêtes de fonds trimestrielles et des budgets annuels ;
V. Impact sur les résultats clés
Dans le cadre de son mandat, le coordonateur sera évalué selon le degré d’atteinte des résultats suivants:
1)    Les dossiers  administratifs et financiers du projet sont gérés conformément aux procédures du PNUD ;
2)    Un dispositif d’archivage des dossiers du projet est en place et facilement exploitable ;
3)    Un mécanisme de traitement diligent des requêtes de service du projet est en place ;
4)    Un appui administratif efficace est apporté à l’équipe du projet ;
5)    La gestion des finances du projet est réalisée de manière efficiente et transparente ;
6)    Les dépenses du projet sont conformes aux procédures financières du PNUD ;
7)    La tenue de la comptabilité du bureau est correcte et les pièces comptables sont archivées pour répondre aux demandes d’information du comité de pilotage et des auditeurs.
8)    L’organisation de séminaires est facilitée, en raison de la prise en charges des taches administratives.
VI. Compétences
Compétences liées au PNUD:
Démontre son intégrité par le respect des valeurs des Nations Unies et de son éthique
Promeut la vision, la mission et les buts stratégiques du PNUD
Respecte les différences culturelles, du genre, de la religion, de race d’âge et de nationalité
Traite ses collègues équitablement et sans favoritisme.
COMPETENCES TECHNIQUES
•    Démontre une connaissance technique avérée pour assumer les responsabilités et exigences du poste;
•    Est motivé et démontre une capacité à apprendre
•    Connaissance des principes de gestion axée sur les résultats
•    Capable d’analyse et collecte des données quantitatives et qualitatives.
COMPETENCES FONCTIONNELLES
Orientation sur les résultats/Innovation
•    Contribue à la réalisation des résultats par le suivi effectif de l’exécution des activités du projet.
•    Participe à la capitalisation des réussites
•    Participe à l’amélioration des processus et les produits existant,
•    Documente et analyse les stratégies innovatrices, les meilleures pratiques et les nouvelles approches.
Echange de connaissances et apprentissage
•    Est tenu responsable de sa propre formation et apprentissage et du développement de sa carrière
•    Partage les connaissances et expériences au sein et à l’extérieur de l’organisation
•    Produit activement et dissémine activement de nouvelles connaissances
•    Encourage les autres à partager les connaissances
COMPETENCES CORPORATIVES
Valeurs/Ethique
•    Démontre un engagement aux valeurs d’intégrité des Nations Unies et des standards éthiques
•    Fait la promotion de la vision, de la mission et des objectifs stratégiques du PNUD
•    Prend des actions appropriées au contexte religieux et culturel, et montre du respect, du tac et de la considération pour les différentes cultures
Gestion des relations
•    Planifie, définit les priorités et exécute les tâches à temps ;
•    Participe effectivement dans un environnement basé sur le travail d’équipe ;
•    Réagit de façon flexible et positive au changement, à travers une participation active ;
•    Fournit l’information orale et écrite d’une façon opportune, efficace et facilement compréhensible
•    Participe activement aux réunions et aux discussions de groupes en écoutant et en partageant l’information
•    Exprime franchement ses idées dans l’intention de résoudre les problèmes, prend en considération les interventions des autres et est ouvert à la critique
Leadership personnel et efficacité
•    Recherche et met en application les procédures, connaissances, informations et bonnes pratiques de l’intérieur comme de l’extérieur du Système des Nations Unies
•    Prévoit et donne satisfaction aux besoins d’informations de l’équipe et des autres partenaires
•    Fait des efforts pour accéder personnellement à des standards d’excellence
•    Pose des actes qui vont au-delà de la simple réponse à des besoins évidents de la situation considérée et persiste jusqu’au succès final
VII. Qualifications requises
Education     Diplôme d’études secondaire, de préférence avec un certificat de spécialisation en comptabilité et finance. Diplôme universitaire en administration des affaires, administration publique, économie, sciences politiques ou sciences sociales serait un avantage.
Expérience    –    Au moins 6 ans d’expérience  de travail avec responsabilités croissantes dans l’administration;
–    une expérience de travail avec  le SNU ou  des ONG nationales serait un atout ;
–    Excellentes capacités de communication
–    La connaissance de l’organisation des Nations Unies et de ses pratiques de travail constituera un avantage.
Langues    Français, et langues nationales
Les candidats intéressés et dont les profils répondent aux critères du poste sont priés de faire acte de candidature sur formulaire P11 disponible sur le site www.gn.undp.org, plus une lettre de motivation et un curriculum Vitae actualisé.
Les candidatures doivent être adressées à Monsieur Boureima Younoussa, Directeur de pays Adjoint aux Opérations du PNUD, sous pli fermé à l’Immeuble de la Maison Commune, sis à Coléah corniche Sud au plus tard le mardi 25 Mai 2015.
L’enveloppe portera la mention :
« POSTE  «Assistant Administratif et financier CONARGUI»
LES CANDIDATURES FEMININES SONT VIVEMENT ENCOURAGEES

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