CDD à Conakry Date limite: 15/05/15 4060afdaee0f59d5a3b3873fe411a918

AVIS DE VACANCE DE POSTE N° 14208/OMS DU 15/05/2015

La Représentation de l’Organisation Mondiale de la Santé (OMS) lance cet avis de vacance de poste pour le recrutement d’un (e) Secrétaire
Titre du Poste                      :                 Secrétaire
Numéro de poste                 :                 133469
Grade du Poste                   :                  GS-5 du barème du système des Nations Unies
Lieu d’affectation               :                  Bureau de la Représentation, Conakry
Durée du contrat                :                  Six (6) mois
Type de contrat                  :                  A durée déterminée
I – DESCRIPTION DE POSTE
Sous la l’autorité du Représentant et la supervision directe de l’Administrateur Chargé des opérations, le/la Titulaire assure les fonctions d’appui en s’acquittant des tâches suivantes :
Réceptionner et distribuer tous  courriers adressés au service des Opérations ;
Préparer le plan d’action hebdomadaire du Service des Opérations ;
Préparer les réunions internes de même que les ateliers organisés par l’Administration ;
Assurer la gestion des fournitures de bureau destinées à l’Administration (Suivi de l’utilisation et inventaire) ;
Assurer la gestion du véhicule du cluster (carburants et entretiens) en relation avec l’Assistant chargé des voyages du Bureau Pays ;
Tenir le tableau de suivi des assistances techniques reçues par le Cluster ;
Rédiger les correspondances d’information financière à l’attention des Responsables nationaux des programmes ainsi que les correspondances administratives courantes liées aux transactions financières et budgétaires ;
Tenir la caisse de menues dépenses du Bureau Pays ;
Recevoir les ANNEXES 3 et mettre à jour le tableau des DFCs ;
Participer à la gestion des ressources humaines (rédaction de courriers, mise à jour des dossiers individuels du personnel) ;
S’assurer de la mise en œuvre des applications informatiques et standards en technologie de l’information y compris la bibliothèque virtuelle du cluster, enregistrement/archives électronique des données et documents de l’Administration et le système de gestion de l’OMS GSM/GSC;
Assumer sous le mandat du WR, la gestion de l’exécution financière des activités en cas d’exécution directe par le Bureau.
S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par l’Opération, Assistant ou le WR ;
GENERAL
Superviser et contrôler le flux d’informations du bureau du WR, la vérification, le tri, l’analyse et l’identification des domaines nécessitant une action par le WR ;
S’assurer un suivi efficace et opportun des demandes d’information, des séances d’information et d’autres actions, émanant du bureau du WR, en liaison avec les unités et les équipes, le cas échéant ;
Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en fonction de la nature et l’urgence de chacun, y compris la redirection, le cas échéant ;
Fournir des informations pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou membres du personnel ;
Maintenir l’agenda et le calendrier du WR par la planification de réunions et/ou de rééchelonnement en raison d’une perturbation par des événements imprévus, redirige les visiteurs et les appels si nécessaire ;
Diffuser des informations sur les procédures administratives pour GS personnel de l’équipe/département et aider le personnel de l’OMS en adhérant à des procédures administratives ;
Surveiller les demandes de biens et services, y compris les exigences de réception, de paiement et de l’inventaire ;
Coordonner et suivre les besoins en espace de bureaux en liaison avec les services compétents selon les besoins ;
CORRESPONDANCE
Rédiger la correspondance administrative de sa propre initiative ou sur la base d’instructions; finaliser la correspondance/des rapports à la signature/l’approbation.
Vérifiez que la correspondance à expédier est présentée en conformité avec l’OMS et les styles du département et vérifier la langue, la grammaire et l’exactitude avant de soumettre à la signature et l’approbation.
Analyser le courrier reçu et demander sur la base des références, des instructions, des règlements et précédents, la recherche, l’obtention et les informations jointes en prévision des besoins de l’agent responsable, ou de les rediriger, le cas échéant, identifier et mettre en évidence les documents reçus et joindre des références et identifier les domaines nécessitant une action par le personnel professionnel, en attirant leur attention sur des points spécifiques.
S’assurer que les rapports et documents techniques sont conformes aux normes, règles, pratiques et procédures de l’OMS, éditer et corriger si nécessaire avant leur soumission à la signature ou hpw l’approbation de l’autorité compétente.
Utiliser les outils de suivi appropriés,  suivre et s’assurer que les dates cibles et les échéances sont respectées, et que la correspondance et les requêtes sont répondues en temps opportun.
GESTION DE L’INFORMATION
En collaboration étroite avec les autres membres du personnel d’appui, créer et/ou maintenir des systèmes de classement; révision constante du système de classement pour s’assurer que l’information est à jour et utilisée de façon efficace et efficiente.
Obtenir des documents et des informations provenant de sources internes et externes au besoin, effectuer des recherches d’information (bibliothèque, internet) comme demandé.
Coordonner la compilation des documents techniques demandés et fournis par un personnel professionnel, afin de s’assurer qu’ils sont logiquement compilés, et pour faciliter le travail du directeur.
REUNION DE L’ADMINISTRATION
Administrative des réunions, séminaires, ateliers, y compris : préparation des plans d’événements en GSM/ Oracle, des lettres d’invitation, les estimations de coûts et les demandes de voyage; aider à la préparation
des documents; envoi de matériaux et la liaison avec les participants et les autres impliqués.
Préparer des présentations en utilisant PowerPoint et d’autres logiciels de sa propre initiative ou sur la base
 d’instructions.
Planifier des réunions d’équipe/département conformément aux calendriers et besoins; des procès-verbaux et le suivi des points d’action pour assurer une réponse à temps aux demandes de l’OMS et de la préparation du procès-verbal.
Obtenir des briefings et documents de références pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. pour être assisté par un personnel professionnel de l’équipe, vérifier leur disponibilité et s’assurer qu’ils ont les dossiers d’information et documents appropriés.
VOYAGE
Utiliser GSM/Oracle, pour établir les demandes de voyage pour les voyages officiels de l’OMS. Faire des réservations de vol et l’hôtel, préparer les dossiers de voyage et traiter avec d’autres sujets connexes comme demandé ou de sa propre initiative.
AUTRES FONCTIONS
S’acquitter d’autres tâches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris fournir un appui à d’autres domaines du travail.
II – QUALIFICATIONS, EXPERIENCES & AUTRES
Qualifications : Fin d’études secondaires ou équivalente formation technique ou commerciale.
La formation dans le domaine du secrétariat ou dans un domaine administratif est  souhaitable.
Expérience : 5 à 7 ans d’expérience pertinente.
Expérience dans des postes de soutien administratif  ou à une autre Agence du SNU est un atout.  Expérience basé sur Oracle ou d’autres systèmes d’ERP est aussi un atout.
Autres : Bonne connaissance de MS Office ou d’autres logiciels et matériel de bureautique usuels. Une formation aux systèmes basés sur Oracle, GSM ou d’autres ERP serait un atout..
Connaissances et Compétences :
Aptitude à planifier, organiser, coordonner er mettre en œuvre des activités de plusieurs sources, à exprmer ses idées clairement et avec précision, oralement et par écrit, à consevoir et exécuter des travaux avec peu de supervision ; à établir et maintenir de bonnes relations de travail avec les gens de différentes nationalités et cultures.
Le travail necessite un maintien des connaissances sur les changements dans les procedures opérationnelles. Le tituliare doit aussi avoir des compétences informatiques et su système globlal de gestion (GSM). La connaissance des règles règlements, procédures et pratiques de l’OMS, ainsi qu’une capacité approuvée à rediger et éditer sont des atouts.
Langue : Bonne connaissance du français ou de l’anglais, avec la capacité à pouvoir travailler dans l’autre langue.
Constitution de dossiers : Les dossiers de candidature seront adressés à  Monsieur le Représentant de l’OMS, sous pli fermé, avec la mention « Avis de vacance de poste N° 14208/OMS » et comprendront :
Une lettre de demande d’emploi ;
Une Curriculum vitae ne dépassant pas trois pages
Les copies des diplômes et certificats de travail des précédents employeurs.
La date limite de dépôt des candidatures au service du courrier, est fixée au 2 juin 2015 à 17h 30 au Bureau de l’OMS à la Camayenne, Corniche Nord.
Pour des raisons pratiques, seuls les candidats dont les dossiers sont retenus seront contactés.
Fait à Conakry, le 15 mai 2015
Le Représentant de l’OMS
Pr Jean-Marie Dangou
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