CDI à Conakry Date limite: 22/05/15 4060afdaee0f59d5a3b3873fe411a918

RECRUTEMENT: ASSISTANT COORDINATION ADMINISTRATIF/FINANCE

remière Urgence – Aide Médicale Internationale (PU-AMI) est une organisation non gouvernementale de solidarité internationale à but non lucratif, apolitique et laïque.
L’association mène plus de 200 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation ou la construction d’infrastructures,l’eau et l’assainissement, et la relance économique. PU-AMI intervient aujourd’hui en appui à près de 4 millions de personnes dans 23 pays,en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, dans le Caucase et en France.PU-AMI intervient en Guinée dans le cadre de la réponse humanitaire aux impacts de l’épidémie à Virus Ebola. L’organisation met en oeuvre des activités liées à l’Eau,l’Hygiène et l’Assainissement dans les centres et postes de santé des préfectures de Coyah et de Dubreka ainsi que des activités de sensibilisations communautaires dans ces mêmes zones.
INFORMATION GENERALE SUR LE POSTE
 Position: Assistant coordination administratif/Finance
 Poste basé à: Conakry
 Date de début de contrat : 1er Juin 2015
Supervision
 -Sous la supervision directe de: Coordinateur Administratif & Financier
 -Sous la supervision indirecte de :
- Supervision de : équipe administrative (caissier, agent d’entretien, cuisinier)
- Sous la supervision globale du : Chef de mission
TENEUR DU POSTE
Objectifs Généraux
Sous la supervision directe du Coordinateur Administratif & Financier, l’Assistant Coordination administratif/Finance appuie le Coordinateur Administratif & Financier pour le traitement et la supervision des opérations comptables, financières sur les différentes bases de la mission. En lien avec le Coordinateur Administratif et Financier, il/elle supervise les équipes administratives. En collaboration avec le Coordinateur Administratif et Financier, il/elle est en charge de la gestion de la trésorerie (transfert d’argent, paiements bailleurs…) au niveau de la mission. Il/Elle assure l’intérim du Coordinateur Administratif et Financier pendant son absence.
Responsabilités et tâches
 GESTION FINANCIERE ET BUDGETAIRE
 -Préparer l’import des paramètres budgétaires dans SAGA pour envoi au siège
- Préparer le document de suivi budgétaire selon le format établi chez PU-AMI
- Vérifier les suivis budgétaires mensuels
- Préparer les rapports financiers demandés par les autorités (gouvernement, ministères de tutelle…) pour validation auprès du Coordinateur Administratif et/ou du Chef de mission avant soumission
- Préparer et accompagner les audits ou les contrôles éventuels
 GESTION DE LA COMPTABILITE
 -S’assurer de la mise en place des procédures de paiement ainsi que les bonnes pratiques d’enregistrement comptable 
– Envoyer le pack comptable mensuel au siège après validation du Coordinateur Administratif
- En lien avec l’Assistant de Gestion Siège, suivre l’intégration de la comptabilité de la mission au siège
- Envoyer les documents nécessaires à la clôture comptable comme exigé par les procédures PU-AMI
- Vérifier les documents comptables avant leur envoi au siège
- Centraliser les SAGA des bases dans le SAGA mission
- Superviser la vérification de la comptabilité des bases (libellé, codes comptables, affectations budgétaires, lettrage, taux de change….)
- Superviser le contrôle des pièces comptables et les inventaires de caisse pour chaque journal
 -Gérer les journaux de banque de la mission
- Envoyer la sauvegarde « intégrée » aux différentes bases de la mission
- Superviser la vérification des vouchers et autres documents comptables à envoyer au siège selon les procédures PU-AMI
- Superviser la clôture analytique semi annuelle et la clôture comptable annuelle avec l’équipe administrative et sous la supervision du Coordinateur Administratif (dépenses engagées et affectations analytiques et comptables, solde des congés, dons en nature, immobilisation de matériel…)
 GESTION DE TRESORERIE
 -Compiler les prévisionnels de trésorerie des bases pour la mission
- Après validation du Coordinateur Administratif, réaliser l’envoi au siège et suivre la réception des fonds
- Gérer les flux de trésorerie de la mission et garantir l’approvisionnement des bases
- S’assurer de la sécurisation des fonds et le cas échéant proposer des améliorations quant aux procédures en place sur la mission auprès du Coordinateur Administratif
 -Faire le suivi des réceptions de fonds bailleurs en local (le cas échéant)
 GESTION ADMINISTRATIVE
- Superviser et contrôler la mise en place des règles et procédures administratives, financières et de Ressources Humaines
 -Superviser et contrôler que les équipes administratives respectent le calendrier administratif
 -S’assurer du suivi des contrats de location
- Assurer l’archivage physique et informatique, ainsi que la sécurisation des documents administratifs sur toutes les bases
 -S’assurer des sauvegardes régulières des documents de la coordination ainsi que de leur archivage
 VEILLE ADMINISTRATIVE
- Etre en veille quant aux évolutions des lois et politiques nationales
- Préparer les déclarations et s’assurer du paiement des taxes et autres charges sociales auprès organismes concernés
 GESTION D’EQUIPE
- Accompagner et former les Administrateurs
- Se déplacer régulièrement sur les bases
- Superviser l’équipe administrative de la Coordination
- Organiser les plannings de l’équipe administrative de Coordination pour couvrir les absences éventuelles
 REPORTING/COMMUNICATION
- Assister le Coordinateur Administratif dans la préparation des propositions d’intervention et des rapports financiers
- Nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau national
- Nouer des relations avec d’autres ONGs & OIs, autorités ou autres partenaires (le cas échéant)
- Participer à des réunions (bailleurs, autorités, forum ONG…) et des ateliers de travail en lien avec son champ d’activités et écrire les comptes-rendus pour le Coordinateur Administratif (le cas échéant)
PROFIL SOUHAITE
Compétences Requises
 Connaissances linguistiques: Français et langues locales courants (parlé, lu et écrit)
 Éducation: Etudes universitaires en finance et/ou comptabilité
 Expérience professionnelle: Minimum 2 ans d’expérience dans une position similaire (ONG, institutions publiques, …)
 Connaissances et compétences générales: Bonnes compétences en management d’équipe, analyse et rédaction
 Outils informatiques: Bonnes connaissances du Pack Office : Word, Excel et Outlook notamment.
 Autres: Connaissance des acteurs humanitaires, pédagogue
Compétences désirées
 Autres connaissances : Connaissance des règles et procédures ONG et bailleurs.
La connaissance du logiciel SAGA est un plus.
 Intérêt :
– Travail dans le secteur humanitaire
– Forte motivation à aider les personnes dans le besoin
– Finance et comptabilité
Compétences Transversales
– Adhésion aux principes humanitaires
– Professionnalisme et sens des responsabilités
– Honnête, intègre et digne de confiance
– Fiable, rigoureux et bien organisé
– Motivé et dévoué à son travail
– Capable de prendre des initiatives pour faire face aux difficultés rencontrées dans le travail quotidien
– Capacité de s’adapter ou de modifier les priorités en fonction de l’évolution de la situation dans une mission ou l’organisation elle-même
– Autonomie, neutralité, travailleur acharné
– Capable de gérer le stress et la pression
– Capacité et volonté d’apprendre et à étendre son champ de compétence
– Capable de gérer les priorités, prendre des initiatives et de travailler sans besoin de supervision constante
COMMENT POSTULER ?
Les candidats intéressés doivent soumettre une copie de leur CV à jour, une lettre de motivation, une copie de leur carte nationale d’identité et les contacts de référence.
Les candidatures doivent être envoyées avant le 22 mai 2015 à 17h à l’adresse mail suivante : recrutement.puami.gin@gmail.com
L’intitulé du poste doit clairement apparaître dans l’objet du mail. Seuls les candidats qui remplissent les critères de sélection seront contactés.
Les candidats présélectionnés sur dossier seront convoqués pour un test écrit et un entretien.

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