CDI à Conakry Date limite: 22/05/15 4060afdaee0f59d5a3b3873fe411a918

RECRUTEMENT : ASSISTANT COORDINATION LOGISTIQUE

Première Urgence – Aide Médicale Internationale (PU-AMI) est une organisation non gouvernementale de solidarité internationale à but non lucratif, apolitique et laïque.
L’association mène plus de 200 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation ou la construction d’infrastructures,l’eau et l’assainissement, et la relance économique. PU-AMI intervient aujourd’hui en appui à près de 4 millions de personnes dans 23 pays,en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, dans le Caucase et en France.PU-AMI intervient en Guinée dans le cadre de la réponse humanitaire aux impacts de l’épidémie à Virus Ebola. L’organisation met en oeuvre des activités liées à l’Eau,l’Hygiène et l’Assainissement dans les centres et postes de santé des préfectures de Coyah et de Dubreka ainsi que des activités de sensibilisations communautaires dans ces mêmes zones.
INFORMATION GENERALE SUR LE POSTE
 Position: Assistant Coordination Logistique
 Poste basé à: Conakry
 Date de début de contrat : 1er Juin 2015
Supervision
- Sous la supervision directe de: Coordinateur Logistique
- Sous la supervision indirecte de :
- Supervision de : Equipe logistique (chauffeur, gardien, hygieniste, magasinier en l’absence d’un responsable d’approvisionnement)
 -Sous la supervision globale du : Chef de mission
TENEUR DU POSTE
Objectifs Généraux
Sous la supervision directe du Coordinateur Logistique, l’Assistant Coordinateur
Logistique appuie le Coordinateur Logistique pour le pilotage des activités logistiques de la mission. Il/Elle supervise le processus achat des biens et matériels nécessaires à l’accomplissement des actions de PU-AMI, dans le respect des procédures requises. Il/Elle s’assure du bon approvisionnement de la mission. Il/Elle assure le suivi des équipements de la mission : véhicules, radiocommunication et informatique. Il/elle le garant du respect des règles de gestion des équipements sur l’ensemble des bases de la mission. Il/elle appuie le Coordinateur Logistique pour toutes les questions relatives à la gestion de la sécurité. Il/Elle assure la formation continue des équipes logistiques aux procédures de PU-AMI. Il/Elle assure le reporting logistique de la mission. Il assure l’intérim du Coordinateur Logistique en cas d’absence.
Responsabilités et tâches
 SUPERVISION DU TRAITEMENT DES COMMANDES DE LA MISSION ET MISE EN OEUVRE DU PROCESSUS ACHAT
-Annonce – Assistant Coordinateur Logistique – PU AMI GIN 05/2015
- Réceptionner, vérifier et traiter les demandes de cotations et d’achats émis par les bases
- Assurer le suivi des achats et informer les demandeurs de l’avancement du traitement de leurs commandes
- Apporter un appui aux logisticiens pour la réalisation des achats et la rédaction de contrats
- Rédiger les appels d’offre ainsi que les contrats nécessitant une validation de la coordination
- Superviser la mise en oeuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation
- Centraliser les achats d’équipements durables en fonction des r-gles PU-AMI et les faire valider par le coordinateur logistique avant envoie au siège
- S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés selon les procédures PU-AMI
 SUPERVISION DE L’APPROVISIONNEMENT DE LA MISSION
 -Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que de la documentation en usage (import – export, exonération, taxes…)
-Réaliser l’analyse d’environnement achat au niveau national et compiler les analyses effectuées au niveau des bases
 -Maitriser les procédures d’achat PU-AMI et celles des bailleurs finançant les programmes de la mission
- En collaboration avec les programmes, consolider les prévisionnels d’achat des bases et garantir la bonne constitution des dossiers d’achats à l’échelle de la mission
 -Sélectionner les fournisseurs, négocier les prix, les délais et les modalités de livraison
- Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs
 SUIVI DES EXPEDITIONS
- Identifier les transitaires et transporteurs
- Assurer le suivi des frets et des expéditions nationaux et internationaux
- Superviser les procédures de dédouanement et d’exonération du matériel importé
 SUPERVISION DE LA GESTION DU STOCK DE LA MISSION
 -Contrôler la bonne gestion des entrepôts de la mission
- Assurer des conditions d’entreposage suffisantes et satisfaisantes
- Informer les responsables de stocks et/ou les magasiniers des entrées de matériels à venir
- Consolider et analyser les inventaires de stock mensuels des différentes bases de la mission
- S’assurer du respect des procédures de stockage et de l’utilisation des formats PUAMI
 -S’assurer que les inventaires physiques mensuels sont réalisés et rapprochés des inventaires théoriques
- Consolider mensuellement l’inventaire des dons sur l’ensemble des programmes de la mission et le transmettre au coordinateur logistique
- Proposer une réaffectation du matériel restant en fin de programme
 GESTION DU PARC VEHICULE
- Consolider et analyser les consommations mensuelles relatives au parc de véhicules
- Mettre en place la méthode de gestion d’approvisionnement en carburant, pièces détachées et consommables du parc véhicules
- Superviser la gestion administrative des documents liés aux véhicules (log book, contrats, assurances, registration…)
- S’assurer de la mutualisation des véhicules au niveau des bases
– S’assurer de l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la mission
- S’assurer de la présence du lot de bord adapté dans chaque véhicule
- Faire appliquer les règles liées aux déplacements de véhicules et de personnes
 GESTION DE LA COMMUNICATION
- Prendre connaissance de la législation en vigueur en ce qui concerne le matériel de radiocommunication
- Attribuer les codes logistiques à chacun des équipements entrant dans le parc
- Participer au dimensionnement des moyens de communication de la mission en fonction des opportunités et contraintes liées au terrain avec le coordinateur logistique
- S’assurer de la qualité des installations, du bon fonctionnement et de la bonne utilisation des systèmes de communication
- Tenir à jour l’état de parc du matériel de radiocommunication de la mission en lien avec le responsable de l’approvisionnement
 -Effectuer des inventaires réguliers physiques du matériel de radiocommunication de la mission
 GESTION DU PARC INFORMATIQUE
 -Participer au dimensionnement du parc informatique de la mission
- Mettre en place une stratégie de sauvegarde, de protection des données et de mise à jour de l’antivirus
- S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique
- Constituer un listing des pannes et rédiger des documents de références sur la résolution de celles-ci
- Attribuer les codes logistiques à chacun des équipements entrant dans le parc
- Tenir à jour l’état de parc informatique de la mission en lien avec le coordinateur logistique
- Effectuer des inventaires réguliers physiques du matériel informatique de la mission
 SECURITE
- Déterminer avec le coordinateur logistique les moyens à mettre en oeuvre pour assurer la sécurité des équipes
- Mettre en oeuvre ces moyens sur les bases
- Former les équipes aux procédures liées aux déplacements, aux moyens de radiocommunication et à la sécurisation des bâtiments
- Etablir et maintenir des liens informels et un réseau de contacts permettant la collecte des informations ainsi que la surveillance et l’analyse du contexte politique, sécuritaire et géopolitique dans le pays et zones d’intervention de PU-AMI
 -Gérer les crises sécuritaires en accord avec les plans de contingence de la mission en étroite collaboration avec le Coordinateur Logistique
- Assister le Coordinateur logistique dans la mise à jour du Pack sécurité de la mission : Fiche de synthèse, plan de sécurité (mission et bases), plan d’évacuation et d’hibernation, ainsi que les documents d’analyse des risques et de phases de sécurité
 -Participer au briefing sécurité et contexte des nouveaux arrivants ou embauchés
 -Participe à la création d’outils de diagnostic sécurité avec le Coordinateur Logistique
 -Faciliter une circulation correcte des informations relatives à la sécurité sur l’ensemble de la mission
 -Participer ou accompagner le Coordinateur Logistique aux réunions sur le thème de la sécurité
 -Mettre à jour régulièrement le constant companion de la mission
- Préparer le document interne de suivi de la sécurité
- Classer et archiver les documents relatifs à la sécurité
 RESSOURCES HUMAINES
 -Préparer les plannings des équipes logistiques sous sa responsabilité
- Evaluer les performances du personnel sous sa supervision directe
- Superviser la bonne réalisation des plannings sur les bases (gardiens, chauffeurs…)
 -Former les équipes logistiques aux procédures PU-AMI
 -Être médiateur dans toutes les phases de conflits impliquant des membres des équipes logistiques
- Organiser des ateliers de formations sur des thématiques logistiques selon les besoins identifiés
 CAPITALISATION / REPORTING / REPRESENTATION
- Remplacer provisoirement le Coordinateur Logistique ou apporter une aide sur les bases en cas de besoin
- Consolider, traiter et analyser les rapports logistiques mensuels des bases et assurer le reporting logistique au Coordinateur Logistique de la mission selon la périodicité définie
- Participer activement à la rédaction des propositions d’opération et des rapports bailleurs pour les parties logistiques
- Participer aux réunions de coordination relatives à la logistique, représenter PU-AMI sur demande et/ou sur délégation
- Superviser l’archivage des documents logistiques de la mission
PROFIL SOUHAITE
Compétences Requises
 Connaissances linguistiques: Français et langues locales courants (parlé, lu et écrit)
 Éducation: Etudes universitaires en logistique ou similaire
 Expérience professionnelle: Minimum 2 ans d’expérience dans une position similaire (ONG, institutions publiques, …)
 Connaissances et compétences générales: Bonnes compétences en management d’équipe, analyse et rédaction
 Outils informatiques: Bonnes connaissances du Pack Office : Word, Excel et Outlook notamment.
 Autres: Connaissance des acteurs humanitaires, pédagogue
Compétences désirées
 Autres connaissances : Connaissance des règles et procédures ONG et bailleurs.
 Intérêt :
– Travail dans le secteur humanitaire
– Forte motivation à aider les personnes dans le besoin
– Logistique
Compétences Transversales
– Adhésion aux principes humanitaires
– Professionnalisme et sens des responsabilités
– Honnête, intègre et digne de confiance
– Fiable, rigoureux et bien organisé
– Motivé et dévoué à son travail
– Capable de prendre des initiatives pour faire face aux difficultés rencontrées dans le travail quotidien
– Capacité de s’adapter ou de modifier les priorités en fonction de l’évolution de la situation dans une mission ou l’organisation elle-même
– Autonomie, neutralité, travailleur acharné
– Capable de gérer le stress et la pression
– Capacité et volonté d’apprendre et à étendre son champ de compétence
– Capable de gérer les priorités, prendre des initiatives et de travailler sans besoin de supervision constante
COMMENT POSTULER ?
Les candidats intéressés doivent soumettre une copie de leur CV à jour, une lettre de motivation, une copie de leur carte nationale d’identité et les contacts de référence.
Les candidatures doivent être envoyées avant le 22 mai 2015 à 17h à l’adresse mail suivante : recrutement.puami.gin@gmail.com
L’intitulé du poste doit clairement apparaître dans l’objet du mail. Seuls les candidats qui remplissent les critères de sélection seront contactés.
Les candidats présélectionnés sur dossier seront convoqués pour un test écrit et un entretien.
INFORMATION GENERALE SUR LE POSTE
 Position: Assistant Coordination Logistique
 Poste basé à: Conakry
 Date de début de contrat : 1er Juin 2015
Supervision
 Sous la supervision directe de: Coordinateur Logistique
 Sous la supervision indirecte de :
 Supervision de : Equipe logistique (chauffeur, gardien, hygieniste, magasinier –
en l’absence d’un responsable d’approvisionnement)
 Sous la supervision globale du : Chef de mission
TENEUR DU POSTE
Objectifs Généraux
Sous la supervision directe du Coordinateur Logistique, l’Assistant Coordinateur
Logistique appuie le Coordinateur Logistique pour le pilotage des activités logistiques de
la mission. Il/Elle supervise le processus achat des biens et matériels nécessaires à
l’accomplissement des actions de PU-AMI, dans le respect des procédures requises.
Il/Elle s’assure du bon approvisionnement de la mission. Il/Elle assure le suivi des
équipements de la mission : véhicules, radiocommunication et informatique. Il/elle le
garant du respect des règles de gestion des équipements sur l’ensemble des bases de la
mission. Il/elle appuie le Coordinateur Logistique pour toutes les questions relatives à la
gestion de la sécurité. Il/Elle assure la formation continue des équipes logistiques aux
procédures de PU-AMI. Il/Elle assure le reporting logistique de la mission. Il assure
l’intérim du Coordinateur Logistique en cas d’absence.
Responsabilités et tâches
 SUPERVISION DU TRAITEMENT DES COMMANDES DE LA MISSION ET MISE
EN OEUVRE DU PROCESSUS ACHAT
Annonce – Assistant Coordinateur Logistique – PU AMI GIN 05/2015
 Réceptionner, vérifier et traiter les demandes de cotations et d’achats émis par les
bases
 Assurer le suivi des achats et informer les demandeurs de l’avancement du
traitement de leurs commandes
 Apporter un appui aux logisticiens pour la réalisation des achats et la rédaction de
contrats
 Rédiger les appels d’offre ainsi que les contrats nécessitant une validation de la
coordination
 Superviser la mise en oeuvre des achats en veillant au respect des règles et
procédures de validation
 Centraliser les achats d’équipements durables en fonction des r-gles PU-AMI et les
faire valider par le coordinateur logistique avant envoie au siège
 S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés selon les procédures
PU-AMI
 SUPERVISION DE L’APPROVISIONNEMENT DE LA MISSION
 Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que de la
documentation en usage (import – export, exonération, taxes…)
 Réaliser l’analyse d’environnement achat au niveau national et compiler les analyses
effectuées au niveau des bases
 Maitriser les procédures d’achat PU-AMI et celles des bailleurs finançant les
programmes de la mission
 En collaboration avec les programmes, consolider les prévisionnels d’achat des
bases et garantir la bonne constitution des dossiers d’achats à l’échelle de la mission
 Sélectionner les fournisseurs, négocier les prix, les délais et les modalités de
livraison
 Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs
 SUIVI DES EXPEDITIONS
 Identifier les transitaires et transporteurs
 Assurer le suivi des frets et des expéditions nationaux et internationaux
 Superviser les procédures de dédouanement et d’exonération du matériel importé
 SUPERVISION DE LA GESTION DU STOCK DE LA MISSION
 Contrôler la bonne gestion des entrepôts de la mission
 Assurer des conditions d’entreposage suffisantes et satisfaisantes
 Informer les responsables de stocks et/ou les magasiniers des entrées de matériels à
venir
 Consolider et analyser les inventaires de stock mensuels des différentes bases de la
mission
 S’assurer du respect des procédures de stockage et de l’utilisation des formats PUAMI
 S’assurer que les inventaires physiques mensuels sont réalisés et rapprochés des
inventaires théoriques
 Consolider mensuellement l’inventaire des dons sur l’ensemble des programmes de
la mission et le transmettre au coordinateur logistique
 Proposer une réaffectation du matériel restant en fin de programme
 GESTION DU PARC VEHICULE
 Consolider et analyser les consommations mensuelles relatives au parc de véhicules
 Mettre en place la méthode de gestion d’approvisionnement en carburant, pièces
détachées et consommables du parc véhicules
 Superviser la gestion administrative des documents liés aux véhicules (log book,
contrats, assurances, registration…)
 S’assurer de la mutualisation des véhicules au niveau des bases
 S’assurer de l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des
véhicules de la mission
Annonce – Assistant Coordinateur Logistique – PU AMI GIN 05/2015
 S’assurer de la présence du lot de bord adapté dans chaque véhicule
 Faire appliquer les règles liées aux déplacements de véhicules et de personnes
 GESTION DE LA COMMUNICATION
 Prendre connaissance de la législation en vigueur en ce qui concerne le matériel de
radiocommunication
 Attribuer les codes logistiques à chacun des équipements entrant dans le parc
 Participer au dimensionnement des moyens de communication de la mission en
fonction des opportunités et contraintes liées au terrain avec le coordinateur
logistique
 S’assurer de la qualité des installations, du bon fonctionnement et de la bonne
utilisation des systèmes de communication
 Tenir à jour l’état de parc du matériel de radiocommunication de la mission en lien
avec le responsable de l’approvisionnement
 Effectuer des inventaires réguliers physiques du matériel de radiocommunication de
la mission
 GESTION DU PARC INFORMATIQUE
 Participer au dimensionnement du parc informatique de la mission
 Mettre en place une stratégie de sauvegarde, de protection des données et de mise à
jour de l’antivirus
 S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique
 Constituer un listing des pannes et rédiger des documents de références sur la
résolution de celles-ci
 Attribuer les codes logistiques à chacun des équipements entrant dans le parc
 Tenir à jour l’état de parc informatique de la mission en lien avec le coordinateur
logistique
 Effectuer des inventaires réguliers physiques du matériel informatique de la mission
 SECURITE
 Déterminer avec le coordinateur logistique les moyens à mettre en oeuvre pour
assurer la sécurité des équipes
 Mettre en oeuvre ces moyens sur les bases
 Former les équipes aux procédures liées aux déplacements, aux moyens de
radiocommunication et à la sécurisation des bâtiments
 Etablir et maintenir des liens informels et un réseau de contacts permettant la
collecte des informations ainsi que la surveillance et l’analyse du contexte politique,
sécuritaire et géopolitique dans le pays et zones d’intervention de PU-AMI
 Gérer les crises sécuritaires en accord avec les plans de contingence de la mission en
étroite collaboration avec le Coordinateur Logistique
 Assister le Coordinateur logistique dans la mise à jour du Pack sécurité de la mission
: Fiche de synthèse, plan de sécurité (mission et bases), plan d’évacuation et
d’hibernation, ainsi que les documents d’analyse des risques et de phases de sécurité
 Participer au briefing sécurité et contexte des nouveaux arrivants ou embauchés
 Participe à la création d’outils de diagnostic sécurité avec le Coordinateur Logistique
 Faciliter une circulation correcte des informations relatives à la sécurité sur
l’ensemble de la mission
 Participer ou accompagner le Coordinateur Logistique aux réunions sur le thème de
la sécurité
 Mettre à jour régulièrement le constant companion de la mission
 Préparer le document interne de suivi de la sécurité
 Classer et archiver les documents relatifs à la sécurité
 RESSOURCES HUMAINES
 Préparer les plannings des équipes logistiques sous sa responsabilité
 Evaluer les performances du personnel sous sa supervision directe
 Superviser la bonne réalisation des plannings sur les bases (gardiens, chauffeurs…)
Annonce – Assistant Coordinateur Logistique – PU AMI GIN 05/2015
 Former les équipes logistiques aux procédures PU-AMI
 Être médiateur dans toutes les phases de conflits impliquant des membres des
équipes logistiques
 Organiser des ateliers de formations sur des thématiques logistiques selon les
besoins identifiés
 CAPITALISATION / REPORTING / REPRESENTATION
 Remplacer provisoirement le Coordinateur Logistique ou apporter une aide sur les
bases en cas de besoin
 Consolider, traiter et analyser les rapports logistiques mensuels des bases et assurer
le reporting logistique au Coordinateur Logistique de la mission selon la périodicité
définie
 Participer activement à la rédaction des propositions d’opération et des rapports
bailleurs pour les parties logistiques
 Participer aux réunions de coordination relatives à la logistique, représenter PU-AMI
sur demande et/ou sur délégation
 Superviser l’archivage des documents logistiques de la mission
PROFIL SOUHAITE
Compétences Requises
 Connaissances linguistiques: Français et langues locales courants (parlé, lu et
écrit)
 Éducation: Etudes universitaires en logistique ou similaire
 Expérience professionnelle: Minimum 2 ans d’expérience dans une position
similaire (ONG, institutions publiques, …)
 Connaissances et compétences générales: Bonnes compétences en
management d’équipe, analyse et rédaction
 Outils informatiques: Bonnes connaissances du Pack Office : Word, Excel et
Outlook notamment.
 Autres: Connaissance des acteurs humanitaires, pédagogue
Compétences désirées
 Autres connaissances : Connaissance des règles et procédures ONG et bailleurs.
 Intérêt :
– Travail dans le secteur humanitaire
– Forte motivation à aider les personnes dans le besoin
– Logistique
Compétences Transversales
– Adhésion aux principes humanitaires
– Professionnalisme et sens des responsabilités
– Honnête, intègre et digne de confiance
– Fiable, rigoureux et bien organisé
– Motivé et dévoué à son travail
– Capable de prendre des initiatives pour faire face aux difficultés rencontrées
dans le travail quotidien
– Capacité de s’adapter ou de modifier les priorités en fonction de l’évolution de la
situation dans une mission ou l’organisation elle-même
– Autonomie, neutralité, travailleur acharné
– Capable de gérer le stress et la pression
– Capacité et volonté d’apprendre et à étendre son champ de compétence
– Capable de gérer les priorités, prendre des initiatives et de travailler sans besoin
de supervision constante
Annonce – Assistant Coordinateur Logistique – PU AMI GIN 05/2015
COMMENT POSTULER ?
Les candidats intéressés doivent soumettre une copie de leur CV à jour, une lettre de
motivation, une copie de leur carte nationale d’identité et les contacts de référence.
Les candidatures doivent être envoyées avant le 22 mai 2015 à 17h à l’adresse mail
suivante :
recrutement.puami.gin@gmail.com
L’intitulé du poste doit clairement apparaître dans l’objet du mail. Seuls les
candidats qui remplissent les critères de sélection seront contactés.
Les candidats présélectionnés sur dossier seront convoqués pour un test écrit et un
entretien.
Postuler

Retour